Le télésecrétariat médical au service des médecins

Le télésecrétariat médical au service des médecins

Publié le : 14 juin 20237 mins de lecture

Le télésecrétariat médical est souvent sollicité dans le but d’améliorer son quotidien et éviter plusieurs tracas. Or cette démarche peut vite devenir un véritable parcours du combattant quand on découvre l’abondance des professionnels de la permanence téléphonique. Pour trouver le partenaire idéal, il est important d’adopter quelques astuces comme le fait de s’appuyer sur l’expérience de ses confrères et se fier aux résultats des moteurs de recherche.

Quelle que soit votre situation du moment, un secrétariat médical à distance peut contribuer à une véritable amélioration de la communication avec la patientèle et sera votre compagnon de route au quotidien. Mais comment faire pour trouver son partenaire de permanence téléphonique adapté ?

Critères de choix de sa permanence téléphonique médicale

Ce n’est pas parce que les professionnels de l’accueil téléphonique médical offrent leurs services à des prix attractifs que l’on doit opter pour la première permanence téléphonique médicale. Il convient avant tout de comprendre que dans cette ère du numérique, une e-réputation peut nous orienter.  Il suffit de poster un message sur les groupes Facebook, par exemple, Le Divan des Médecins ou Les médecins s’organisent. Les plus connectés utiliseront Twitter avec le hashtag #DocTocToc, page d’entraide entre médecins généralistes.

Concernant la gestion de l’agenda médical, il est surtout recommandé de demander conseils auprès de personnes ayant une expérience légitime dans ce domaine.

Et plus concrètement, n’hésitez pas à évaluer la qualité de service de chacun et ce en optant pour une équipe qui vous garantit :

  • un temps rapide de décroché téléphonique.
  • une meilleure qualité de réponse dans le respect des consignes
  • bonne écoute de la télésecrétaire médicale
  • la possibilité de s’adapter rapidement à un événement non prévu.
  • disponibilité de la permanence téléphonique télésecrétaire médicale
  • flexibilité/Adaptabilité
  • tarifs adaptés aux besoins.

Comprendre les subtilités entre les différentes formes de télésecrétariat médical

Les acteurs de prise de rendez-vous en ligne se comptent sur les doigts de la main. Concernant les plateformes de secrétariat médical à distance, vous avez sans doute l’embarras du choix. Pour réussir, portez surtout un œil attentif à la question de structures choisies (call-center, une petite équipe ou la secrétaire indépendante) pour faire un choix judicieux.

Dès lors, un médecin peut opter pour la petite structure locale avec une dizaine de télésecrétaires sur le plateau. En effet, l’accueil y est normalement plus chaleureux. L’effectif à taille humaine permet aux télésecrétaires d’être plus proches des patients gérés et des médecins. C’est ce qui garantit aussi le respect des consignes.

La grosse structure nationale, véritable call-center,  peut aussi être intéressante. À ce niveau l’accueil y est plus impersonnel à cause du nombre importants de cabinets médicaux à la charge d’une même opératrice.  Cependant, si le temps de décroché est très rapide, la qualité d’accueil n’est pas aussi performante que les structures locales. Le médecin qui privilégie cette alternative doit surtout prévoir des consignes simples et bien précises.

La troisième formule possible est la secrétaire indépendante. Les prestations d’une secrétaire médicale à distance sont jugées idéales. La solution semble n’avoir que des atouts,  vu la relation de proximité qu’elle permet d’établir avec le praticien. Aujourd’hui, la pratique est de plus en plus démocratisée grâce à l’apparition des plateformes qui agissent comme intermédiaires fiables et efficaces.  Une secrétaire indépendante peut gérer l’accueil téléphonique médical et contribuer à une meilleure organisation de l’agenda médecin tout comme un call-center ou une petite structure nationale.

Le filtrage des appels téléphoniques : une alternative économique !

Un médecin n’est pas obligé de confier l’ensemble de ses appels à un télésecrétariat médical. Il peut mettre en place un filtrage d’appel téléphonique, afin de réduire le nombre de sollicitations qui aboutissent à une conversation avec la télésecrétaire, un simple répondeur ou message vocal suffirait.

Le principe du filtrage consiste d’abord à indiquer le motif de la demande (prendre RDV ou joindre le cabinet médical) et puis à évaluer le degré d’urgence de la situation de l’appelant. Suite aux informations, il décidera ensuite de transférer uniquement les demandes urgentes vers un télésecrétariat.

Pour les demandes non urgentes, la télésecrétaire médicale est tenue d’inviter le patient à laisser un message vocal afin d’éviter toute perturbation des consultations.

En effet, l’alternative du filtrage est très avantageuse, du fait qu’elle permet d’économiser jusqu’à 70% de la facture.

Externalisez le télésecrétariat médical à distance avec Vocallz

L’externalisation du standard téléphonique de Vocallz est assurée par des secrétaires médicales expérimentées. Nous sommes aussi à votre disposition pour alléger la gestion de vos cabinets médicaux. Le secrétariat médical à distance est aujourd’hui la solution pour vous octroyer plus de temps libre. C’est une solution qui fait ses preuves en cas d’absence ou de remplacement du personnel de votre cabinet médical. Découvrez les avantages de nos prestations et nos tarifs ! Nos télésecrétaires vous garantissent un accueil téléphonique à l’image de votre cabinet. En cas d’absence ou du départ de votre secrétaire médicale, le service de télésecrétariat médical Vocallz s’occupe de tout : la gestion des rendez-vous et de votre agenda grâce à notre permanence téléphonique médicale.

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